Richard Wilkins ma prawie 25 lat doświadczenia w zarządzaniu ryzykiem, tworzeniu strategii i ocenianiu ryzyka w środowisku detalicznym. Jako Head of Credit w firmie Elavon wskazuje pięć rzeczy, które należy uwzględnić, jeśli Twoja firma znajdzie się w strefie objętej dodatkowymi ograniczeniami z powodu pandemii.
Początkowo wprowadzone ograniczenia obejmowały cały kraj i trwały tygodniami. Wszyscy jednocześnie stanęli w obliczu tego samego kryzysu i zmian. W przypadku ograniczeń wprowadzanych lokalnie sytuacja wygląda inaczej i może się zdarzyć, że w porównaniu z konkurencją, będziesz w trudniejszym położeniu. Czy masz zatem plan B dotyczący płatności?
Nie panikuj. Rozmawiaj
"Jeśli Twoja firma znalazła się strefie objętej ograniczeniami, pierwszym, oczywistym krokiem wydaje się ochrona płynności finansowej i ograniczenie wydatków do niezbędnego minimum". Może to jednak prowadzić do komplikacji, gdy ograniczenia się zmienią lub zostaną zniesione", ostrzega Richard.
„Anulowanie umów i poleceń zapłaty może spowodować, że wydasz pieniądze w sposób, którego nie planowałeś - na przykład na opłaty bankowe, a współpracujące z Tobą firmy, które nie otrzymały należności będą chciały je od Ciebie odzyskać. Pamiętaj, że zawarłeś z tymi firmami umowy i zależy im na odzyskaniu swoich pieniędzy, aby mogły nadal prowadzić działalność.
"Porozmawiajmy o tym, co jest nam znane z sytuacji, które widzimy w Elavon". Weźmy na przykład pomysł rozwiązania umowy z dostawcą terminali płatniczych. To poskutkuje zamknięciem Twojego konta klienta. Jeżeli zaległe faktury nie zostaną zapłacone lub Twoi klienci będą starali się o zwrot pieniędzy albo rozpoczną procedurę „chargeback”, organizacje kartowe takie jak Visa i Mastercard mogą zarejestrować wynikające z tego zobowiązania. Wszystko to może spowodować, że w przyszłości wnioski o otwarcie konta u dostawcy usług płatniczych będą odrzucane. Co zrobisz, gdy zechcesz ponownie przyjmować płatności kartowe?
"Zmieniło się pojmowanie ryzyka w biznesie. Niektóre rodzaje działalności są obecnie uważane za bardziej ryzykowne niż wcześniej, więc znalezienie nowego dostawcy usług płatniczych może nie być wcale takie łatwe. Koszty mogą być wyższe, a warunki umowy - mniej korzystne, zwłaszcza jeśli zalegasz z płatnościami lub zamkniesz poprzednie konto umożliwiające przyjmowanie płatności kartowych.
"Zawsze lepiej jest w pierwszej kolejności przeprowadzić uczciwą i otwartą rozmowę z dostawcą usług płatniczych. W Elavon jesteśmy na to otwarci: współpracujemy z różnymi przedsiębiorstwami, od globalnych koncernów po firmy jednoosobowe, więc zawsze analizujemy sytuacje indywidualnie, aby sprawdzić, czy i jak możemy pomóc".
Dopasuj swoją działalność do nowej sytuacji
„Czy możesz zmienić sposób prowadzenia działalności, tak, aby Twoja firma nadal pracowała, mimo nowych obostrzeń, nawet jeśli oznacza to szybkie zmiany w krótkim czasie?” mówi Richard.
„Czy możesz sprzedawać i przyjmować płatności przez telefon lub przez internet? Obsługujemy przyjmowanie płatności za pomocą wiadomości tekstowych lub e-maili; przez telefon lub w ruchu, poza miejscem prowadzenia działalności, a także w bardziej tradycyjny sposób - za pośrednictwem strony internetowej.
„W czasie pandemii zmiany, które wprowadziliśmy w aptekach, supermarketach i firmach świadczących podstawowe usługi, działy się błyskawicznie. Zmiana sposobu prowadzenia działalności może być łatwiejsza, niż myślisz”.
Upewnij się, że masz odpowiednie zaplecze finansowe
„Na rynku działają firmy zarządzające płynnością finansową w sposób, który pozostawia wiele do życzenia. Jest ich więcej, niż może się wydawać”, mówi Richard, „ale wraz ze wzrostem skali rośnie również ryzyko takiego podejścia. Niewiele z nich będzie się rozwijać, a jeszcze mniej pozostanie na rynku, gdy nadejdzie kryzys.”
„Sprawdź, czy rozumiesz, skąd naprawdę pochodzą Twoje przepływy pieniężne? Czy wiesz, kiedy płacą Ci osoby, z którymi prowadzisz interesy? Czy jasno określiłeś warunki swoich płatności - kiedy spodziewasz się zapłaty i w jaki sposób? Jeśli trzeba byłoby zmienić te warunki, czy możesz to zrobić? Kto w Twojej firmie się tym zajmie? Kogo musisz o tym informować? Czy jesteś gotowy, aby zasięgnąć porady prawnej i zapłacić za nią, zanim wprowadzisz takie zmiany, jeśli będą konieczne?
„Ta samoświadomość i uczciwość są kluczowe, aby określić, jaka powinna być Twoja strategia” - mówi Richard.
„Pandemia zaskoczyła wszystkie firmy, ale niepokojąco duża część z nich zdaje sobie sprawę, że są teraz jak „firmy zombie”: pozornie żywe i działające, zdolne do pokrycia bieżących kosztów i odsetek od zobowiązań, ale rzeczywistego zadłużenia już nie. Wysokość ich przepływów finansowych i księgi rachunkowe pokazują, że firmy te toną i przypominają „żywe trupy”.
Rozwijaj swoją firmę w perspektywie długoterminowej
"Podobnie jak w przypadku tymczasowych zmian dotyczących sposobu prowadzenia działalności i przyjmowania płatności, wypracowanie długoterminowych rozwiązań wymaga czasu . Dodatkowo trzeba poświęcić go również na ocenę, czy nowy model operacyjny i sposób przyjmowania płatności odpowiada potrzebom klientów", mówi Richard.
„Odchodzenie od gotówki” to koncepcja, która w ostatnim czasie staje się coraz bardziej widoczna. Wiele firm uważa, że gotówka jest kłopotliwa - kosztowna w przetwarzaniu, pozornie niehigieniczna, a przechowywanie banknotów i monet wiąże się z wieloma zagrożeniami.
„Firmy, które odeszły od gotówki - nawet jeśli nie z wyboru – mówią nam, że obsługa klientów przebiega teraz szybciej, uzgadnianie salda na koniec dnia i rozliczenia księgowe są łatwiejsze niż kiedykolwiek dzięki cyfrowym danym i pokwitowaniom, a klienci cieszą się z wygody. A w tym wszystkim pomagają dodatkowo wyższe limity transakcji zbliżeniowych.
"Korzystanie z gotówki w Internecie oczywiście nigdy nie było możliwe, ale firmy oferujące wiele metod płatności, z których można skorzystać, radziły sobie lepiej w miarę zwiększania obostrzeń i zmian trendów rynkowych. Potwierdza to wzrost sprzedaży i wydatków na zakupy przez internet.
Warto więc zastanowić się, czego nauczyliśmy się podczas pandemii. Gdybyś rozpoczynał działalność, wiedząc to, co wiesz teraz, czy postąpiłbyś inaczej? Czy obecność firmy w sieci jest ważniejsza niż wcześniej? Czy możesz przyjmować zamówienia inaczej niż dotychczas, a płatności w bardziej niezawodny i bezpieczniejszy sposób?
„Dostawcy usług płatniczych szybko dostosowali się do nowej rzeczywistości. Opcje, których wcześniej nie rozważałeś, mogą być teraz bardziej przydatne niż kiedykolwiek.”
Zespół Elavon pomoże Ci zmienić sposób prowadzenia działalności i przyjmowania płatności.
Chroń swoich klientów i personel w punkcie sprzedaży
„Maski, środki dezynfekujące, fartuchy i inny sprzęt ochrony osobistej dla Ciebie i Twoich pracowników kosztuje. Czy ująłeś to w planie i czy jesteś pewien, że będzie można je zamówić, gdy staną się potrzebne?
„Jeśli obostrzenia oznaczają, że wydajność Twojej firmy się zmniejszy lub będziesz musiał zmienić sposób pracy z klientami, czy uwzględniłeś to w swoim budżecie? Czy masz wystarczające środki i na jak długo ich wystarczy?
Czy Ty i Twoi pracownicy wiecie, jak bezpiecznie zdezynfekować terminal płatniczy? Przeczytaj korzystania z terminali płatniczych w czasie pandemii.
"Krótko mówiąc, rozmowa jest najlepszym sposobem, by wyjść z tej sytuacji obronną ręką." "Te przedsiębiorstwa, które były otwarte, uczciwe i rozmawiały ze wszystkimi - od klientów po dostawców, od wierzycieli po partnerów - mają najwyraźniejszy obraz tego, co się dzieje, i najlepszą szansę na dostosowanie się do nowych warunków.