Ostatnie lata przyniosły wiele zmian przedsiębiorcom, jeśli chodzi o posiadanie terminali płatniczych. Pomimo że od wejścia w życie nowych przepisów minęło już trochę czasu, wiele osób wciąż nie jest do końca pewna, czy terminal płatniczy musi być podłączony do kasy fiskalnej. Czy terminal płatniczy bez kasy fiskalnej jest możliwy i kiedy kasa fiskalna musi być połączona z obsługą płatności bezgotówkowych? Odpowiedź na to pytanie możesz znaleźć w poniższym artykule.
Kasa fiskalna i terminal płatniczy – kiedy to połączenie jest obowiązkowe?
Na samym początku należy odpowiedzieć na pytanie tytułowe – czy zakup kasy fiskalnej jest obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy? Czy następnie będzie musiał połączyć ją z terminalem płatniczym? Nie – przede wszystkim ten przepis dotyczy tych, którzy używają terminala płatniczego z kasą fiskalną online. Jeśli Twoja kasa nie ma połączenia z internetem, na ten moment nie masz obowiązku konfigurowania jej pracy z terminalem płatniczym.
Nieco inaczej wygląda kwestia posiadania samego terminala. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który prowadzi ewidencję sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, to od 1 stycznia 2022 roku masz obowiązek udostępnić swoim klientom opcję płatności bezgotówkowej. Oznacza to, że nawet jeśli nie jesteś posiadaczem kasy fiskalnej online w 2022 roku, jednak w dalszym ciągu używasz zwykłej kasy fiskalnej, będziesz musiał uzbroić swój biznes w terminal płatniczy.
Zwolnienie z kasy fiskalnej? Kto musi prowadzić ewidencję sprzedaży za jej pomocą?
W tym miejscu warto zatrzymać się przez moment przy kwestii kasy fiskalnej w 2022. Kto ma obowiązek jej posiadania, a kto jest z niego zwolniony? Żeby się tego dowiedzieć, musimy sięgnąć po najnowszy dokument prawny w tym temacie, czyli Rozporządzenie w sprawie zwolnienia z kas fiskalnych w 2022 roku. Zgodnie z nim zwolnienie z kasy fiskalnej przysługuje kilku grupom przedsiębiorców:
- tym podatnikom, których sprzedaż towarów lub usług podmiotom nieposiadającym działalności gospodarczej bądź prowadzącym działalność rolniczą nie przekroczyła 20 tysięcy złotych brutto;
- tym podatnikom, którzy rozpoczęli dostawę lub świadczenie usług po 31 grudnia 2021 roku, pod warunkiem, że szacowane przez nich dochody nie przekroczą 20 tysięcy złotych brutto;
- tym podatnikom, którzy zajmują się sprzedażą towarów bądź usług zdjętych z obowiązku ewidencjonowania.
Kasa fiskalna – kiedy należy ją zgłosić do Urzędu Skarbowego?
Nowe przepisy w kontekście terminali płatniczych i kas fiskalnych dotyczą także konieczności zarejestrowania kasy w odpowiednim Urzędzie Skarbowym. Podobnie jak w przypadku innych przepisów, ten obowiązek musisz spełnić tylko wtedy, kiedy spełnisz odpowiednie warunki. Jakie?
Zgłoszenie kasy fiskalnej do Urzędu Skarbowego od 2021 jest wymagane wtedy, kiedy Twoja kasa nie jest wirtualna ani online. Jeśli Twoje urządzenie działa bez podłączenia do internetu, w przeciągu siedmiu dni od daty pierwszej fiskalizacji musisz wystąpić do Urzędu Skarbowego w celu nadania numeru identyfikacyjnego. Zgłoszenie kasy fiskalnej online do Urzędu Skarbowego od 2021 nie jest obowiązkowe, gdyż pracuje ona w połączeniu z Centralnym Repozytorium Kas.
Czy połączenie terminala płatniczego i kasy fiskalnej to dobry pomysł?
Wiesz już, że musisz podłączyć swoją kasę fiskalną do terminala tylko wtedy, jeśli działa ona za pomocą podłączenia z internetem. Czy warto to zrobić w sytuacji, kiedy nie będziesz miał prawnego obowiązku? Warto zwrócić uwagę na to, że wszystkie zmiany w prawie poruszane w tym artykule są jedynie wstępem do jeszcze większej popularyzacji płatności bezgotówkowych. Zgodnie z zapowiedziami rządu, od 1. stycznia 2025 roku każda kasa fiskalna będzie miała obowiązek być zsynchronizowana z terminalem płatniczym, więc dobrym pomysłem może być postawienie na to rozwiązanie już teraz.
Pamiętaj także o tym, że synchronizacja kasy i terminala to także wygoda dla Ciebie lub Twoich pracowników. Połączenie kasy z narzędziem do obsługi płatności sprawi, że wszystkie dane odnośnie sprzedaży znajdą się w jednym miejscu. Nie będziesz musiał także każdorazowo wpisywać kwoty na terminalu, kiedy klient będzie chciał dokonać płatności – dzięki synchronizacji odpowiednia kwota pojawi się tam samoistnie.